单位发函的步骤和注意事项如下：

明确发函目的和内容

在发函前，首先要明确发函的目的和需要传达的具体内容。这包括函件的主题、事由以及需要对方提供的信息或采取的行动。

选择合适的送达方式

可以选择邮寄、电子邮件或微信等不同的方式进行发送。

无论采用哪种方式，都应确保信息的准确无误，并且及时保留发送记录和截图，以备后续需要。

规范填写邮件或函件

邮件：邮件正文应简明扼要地说明具体事宜，并注明收件人和寄件人的公司公共邮箱，避免使用个人邮箱。邮件主题应简洁明了，例如“关于某某事宜的函”。

微信：微信发送时，建议使用扫描件，避免使用Word版本，并确保及时保存相关截图。

注意格式和语言

公函的格式应包括题头、对方机构全称、正文、结尾和落款。题头应居中并加粗，对方机构全称应明确无误。

正文应语言简洁、表达清晰，用词准确，避免歧义和错别字。内容应包括目的、用途、时效、需对方提供的协助内容以及可能的保证。

结尾应根据双方关系选择合适的结束语，如“望贵单位给予支持”或“此致敬礼”。

保存和确认

邮寄函件时，应保存好快递寄件人联，并确保有邮局盖邮戳。

发送电子邮件或微信后，应确认对方已收到，并保存好相关记录。

遵循正式和礼貌的原则

发函应使用正式的语言和格式，保持礼貌和专业性，避免使用过于随意的表达方式。

通过以上步骤和注意事项，可以确保单位发函的有效性和专业性，从而提高沟通的效率和效果。